Informationen und Konfigurationshinweise
Achtung DOC, XLS, PPT, VSD und MPP Dateien für den E-Mail Transport gesperrt
Die zentralen Mailserver der Universität der Künste Berlin leiten keine E-Mails mehr weiter, mit den Anhängen der Formate DOC, XLS, PPT, VSD und MPP, weder eingehend noch ausgehend.
Diese Maßnahme wurde mit der Hochschulleitung abgesprochen.
Der Hintergrund ist folgender, dass sich in diesen alten Office-Formaten kleine Programme (sogenannte Makros) verstecken können. Diese Makros sind eigentlich sehr nützlich für viele Aufgaben, die man mit Word oder Excel erledigen möchte, nur kann man damit eben auch Trojaner und Viren verbreiten. Das wird von verschiedenen Gruppen auch mittlerweile massiv verwendet, die E-Mails sind inzwischen so gut gemacht, dass selbst aufmerksame Nutzer*innen doch mal auf so einen Anhang klicken und damit nimmt das Unglück seinen Lauf.
Im Prinzip ist es damit möglich jemanden massiv zu schädigen, wenn alle Daten gelöscht oder verschlüsselt werden bzw. sie dann Erpressern Geld zahlen müssen, damit sie wieder an ihre Daten herankommen.
Bitte weisen Sie ggf. Ihre Kommunikationspartner daraufhin und verwenden statdessen die Nachfolger Formate, wie DOCX oder XLSX, welche bereits lange im Gebrauch sind.
Die alten Formate wurden bereits vor 10 Jahren abgekündigt.
27.05.2019
Zentraler Mailserver der UdK Berlin
Die O.A.Se betreibt einen zentralen Mailserver für die Nutzer des UdK O.A.Se Nutzeraccounts. Die E-Mails auf diesem Server können entweder über unseren UdK Webmailer im Browser angezeigt, oder über ein Mailprogramm Ihrer Wahl abgerufen werden.
Hier finden Sie eine kurze Übersicht zum UdK Webmailer:
IMAP Zugang
Der IMAP-, Posteingangsserver bzw. Server für die eintreffenden Mails lautet:
mail.udk-berlin.de
Ports:
IMAP mit STARTTLS bzw.TLS Port:143*
oder
IMAPS mit SSL Port:993*
Achtung es ist immer eine Authentifizierung mit Kennwort erforderlich
SMTP Zugang
Der SMTP-, Postausgangsserver bzw. Server für die ausgehenden Mails lautet:
mail.udk-berlin.de
Port:
SMTP mit STARTTLS Port: 587*
Achtung es ist immer eine Authentifizierung mit Kennwort erforderlich
POP3 Zugang (bitte für Neueinrichtungen IMAP verwenden und nicht POP)
Der POP-, Posteingangsserver bzw. Server für die eintreffenden Mails lautet:
mail.udk-berlin.de
Ports:
POP bzw. POP3 mit STARTTLS Port: 110*
oder
POP bzw. POP3 mit SSL Verschlüsselung: 995*
Achtung es ist immer eine Authentifizierung mit Kennwort erforderlich
*) Es handelt sich bei den Ports , welche auch unserem Mailserver eingesetzt werden um die allgemein gebräuchlichen Standard Ports der Mailprogramme, d.h. es ist in der Regel nicht nötig diese manuell zu verändern.
Einstellungen einiger Mailprogramme im Überblick - Bitte für Neueinrichtungen IMAP verwenden und nicht POP
Umstellung von POP zu IMAP
Achtung bei einem schon vorhandenem UdK O.A.Se POP Konto, sollten sie IMAP unbedingt erst zusätzlich hinzufügen, damit keine Daten gelöscht werden. Wie das UdK O.A.Se Konto zusätzlich hinzugefügt wird, zeigen wir in den Video Tutorials.
Nachdem erfolgreichen hinzufügen des UdK O.A.Se IMAP Kontos, können Sie die Daten von dem POP Konto in das IMAP verschieben. Je nach genutztem Mailprogramm kann es sein, dass Sie die Ordner vorher manuell anlegen müssen. Wir empfehlen unbedingt, das Ergebnis mittels Webmailer im Nachgang zu prüfen.
Erst wenn alle Daten aus Ihrem POP Account im IMAP Account übertragen wurden, können Sie den POP Account deaktivieren. Später, wenn Sie sicher sind, dass alles funktioniert (senden und empfangen) und ihre Daten vollständig im IMAP Konto vorhanden sind, können Sie den UdK O.A.Se POP Konto aus Ihrem Mailprogramm löschen.
Zusätzlichen Mail Adresse (ALIAS) / E-Mail-Verteiler-Adresse
Sie können bei der UdK O.A.Se bis zu drei Mail-Aliases beantragen. Diese ALIAS Adressen verweisen auf Ihre reguläre UdK-Mailadresse.
Ihr Antrag wird administrativ geprüft, über die Freischaltung des Mail-Alias werden Sie per Mail an ihre UdK-Mailadresse informiert.
Erst nach der positiven Mail Bestätigung steht der Mail-Alias zur Nutzung zur Verfügung.
Sie können bei der UdK O.A.Se zusätzliche E-Mail-Verteiler-Adressen beantragen. Diese Adressen stellen keinen zusätzlichen Account dar, sondern funktionieren ausschließlich als Weiterleitungsadressen auf bestehende UdK-Mail-Adressen.
Ihr Antrag wird administrativ geprüft, über die Freischaltung der E-Mail-Verteiler-Adresse werden Sie per Mail an ihre UdK-Mailadresse informiert. Erst nach der positiven Mail Bestätigung steht der Mail-Alias zur Nutzung zur Verfügung.
Die Beantragung erfolgt in beiden Fällen über das Userportal der UdK Berlin (Accountverwaltung), bitte beachten Sie für die Einrichtung die Allgemeine Informationen unter den Mail Video Tutorials
Abwesenheitsbenachrichtigung Einstellen
Sie finden die Einstellungen für die Abwesenheit unter:
Einstellungen -> Abwesenheit
E-Mails weiterleiten vom UdK O.A.Se Account an nicht UdK Adressen nicht mehr möglich
Zeitlicher Ablauf:
- seit dem 20.12.2023 ist es nicht mehr möglich Weiterleitungen im UdK O.A.Se Webmailer einzurichten, zu bearbeiten oder zu löschen
- seit dem 15.03.2024 wurden vorhandene Weiterleitungen zentral deaktiviert.
- seit 05.2024 wurde die Weiterleitung per Filterregel für die Ziel Adressen @udk-berlin.de und @intra.udk-berlin.de wieder aktiviert.
Anleitung zum Einrichten des geannten Filter finden Sie hier
Hinweise zur Abschaltung der Weiterleitung im Auftrag der Hochschulleitung:
Um sicherzustellen, dass UdK-Interna auch Interna bleiben, haben wir am 20.12.2023 im Webmailer die Möglichkeit entfernt, automatische Weiterleitungen an Adressen außerhalb der UdK-Domain einzurichten. Bitte beachten Sie, dass dies nicht bis dahin hinterlegte Weiterleitungen betrifft; diese funktionieren weiterhin.
Jedoch werden wir nach Abstimmung mit dem Präsidium am 15.03.2024 die noch aktiven Weiterleitungen aus den Serververzeichnissen tilgen. Weiterleitungen werden dann nicht mehr funktionieren. Bitte tragen Sie bereits jetzt dafür Sorge, dass Sie Ihr UdK-Postfach regelmäßig prüfen.
Behandlung von E-Mails (Antivir/Antispam)
Die UdK Berlin untersucht im Rahmen der Gefahrenabwehr jede E-Mail an @udk-berlin.de Adressen auf Viren und Schad-Software.
Weitere Informationen zur Virenabwehr finden Sie hier.
Ferner wurde ein Verfahren zur Abwehr unerwünschter E-Mails (SPAM) implementiert. Alle bei der UdK Berlin eingehenden E-Mails werden untersucht und bewertet.
Weitere Informationen zur Spam-Abwehr finden Sie hier.
Die vorstehenden Ausführungen gelten nicht für E-Mails, die an dezentrale Mail-Server (Mail-Subdomains @<subdomain>.udk-berlin.de) durchgeleitet werden.
dezentrale Mailserver
Einzelne Einrichtungen der UdK Berlin betreiben eigene Mail-Server. Diesbezügliche Konfigurationserfordernisse müssen bei den jeweiligen Administratoren erfragt werden.
SMTP wird an der Netzwerk-Grenze der UdK Berlin geblockt. Einrichtungen, die einen eigenen E-Mail-Server betreiben wollen, müssen Sie sich mit dem Postmaster der UdK Berlin abstimmen (postmaster[at]udk-berlin_de), um eine Weiterleitung vom zentralen Server zu ihrem lokalen zu erreichen. Eine direkte Einlieferung ist nicht möglich
Wichtige Informationen zu bestimmen Mailprovidern
Mail Probleme mit Telekom Speedport
Bitte beachten Sie, wenn Sie einen Telekom Speedport der deutschen Telekom für Ihren Internet Zugang nutzen, dass Sie entweder den UdK Mailserver "mail.udk-berlin.de " manuell in die "Liste der sicheren E-Mail-Server" eintragen, oder die Option "Liste sichereren E-Mailserver verwenden" deaktivieren, da ansonsten keine Mails über den UdK Server versendet werden können.
Ausgehende Mails an Outlook.com/.de und hotmail.com/.de werden nicht zuverlässig zugestellt
Wiederholt verschwanden Mails, welche von der Universität der Künste Berlin ausgehend Versand wurden, trotz Annahme dieser von den für die Domänen der Firma Microsoft zuständigen Mailserver ("@hotmail.de", "@hotmail.com", "@live.com", "@outlook.de" und "@outlook.com"). Diese werden anscheinend vom Microsoft Maildienst nicht mehr zuverlässig zugestellt, weshalb wir von der Benutzung der Microsoft-Maildienste in der Kommunikation mit der UdK Berlin abraten. Es erfolgt weder eine Benachrichtigung für Absender noch Empfänger. Der Grund für dieses Vorgehen ist die von Microsoft eingeführte radikale Spamfiltertechnologie.
Informationen unter: mail.live.com/mail/junkemail.aspx
Wenn Sie für die Kommunikation mit der UdK Berlin nur die Microsoft zuständigen Mailserver verwenden können bzw. wollen, setzen Sie bitte die UdK Domänen "@udk-berlin.de" und "@intra.udk-berlin.de" auf Ihre Whitelist, bitte beachten Sie hierbei, dass diese Einträge eventuell erst nach Stunden wirken. (Eine Garantie für die Zustellung der Mails ist dies aber nicht!)
An dieser Stelle möchten wir darauf hinweisen, dass die O.A.Se der UdK Berlin und das Referat DVOrg keinen Support für Probleme mit verschwindenden Mails an die oben genannten Domänen leisten kann, da von unseren Systemen aus eine korrekte Zustellung erfolgte und somit die Firma Microsoft bzw. die von Microsoft betriebenen Mailserver für den weiteren Verlauf des Transportes der Mail(s) zuständig ist.
Wenden Sie sich ggf.. an den Support der Microsoft betriebenen Maildienste.
Datenschutzbedenken zur aktuellen Outlook App
Das "neue" Outlook steht erheblich in der Kritik, da Ihre Daten ggf. aber sicher die Zugangsdaten nicht auf Ihrem Gerät verbleiben, sondern auf Servern von Microsoft gespeichert werden. Diese befinden sich ggf. außerhalb von Deutschland und/oder außerhalb der EU.
Generell sollten Zugangsdaten nur Ihr Geheimnis bleiben.
Da dies auch für die dienstliche Kommunikation erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsbedenken mit sich bringt, sollten Sie von einer Nutzung dieser Software lieber absehen.
Informationen hierzu finden sie unter:
(Achtung es folgen externe Links, hiermit erklären wir ausdrücklich, dass wir für den Inhalt nicht verantwortlich sind und bitten Sie die Datenschutzinfos der Zielseiten zu beachten)
https://www.heise.de/news/Microsoft-krallt-sich-Zugangsdaten-Achtung-vorm-neuen-Outlook-9357691.html
https://blogs.tu-berlin.de/datenschutz_notizen/2023/11/23/neue-outlook-app-uebertraegt-zugangsdaten-in-die-microsoft-cloud/
https://www.heise.de/news/Neue-Outlook-App-BSI-sieht-Cloudzwang-kritisch-9536892.html
https://www.heise.de/news/Zugangsdatenabfluss-im-neuen-Outlook-Datenschuetzer-raet-zum-Verzicht-9535170.html
15.04.2024