Beschäftigte inkl. Lehrbeauftragte, die ab dem 1.5.2012 erstmals eingestellt wurden,
erhalten ihre Nutzeraccounts automatisch, eine gesonderte Antragstellung ist nicht erforderlich.

Nach der Einstellung (maßgebend ist der erste Tag des Beschäftigungsverhältnisses) werden die erforderlichen Daten nach den Regeln des Identitätsmanagements dem Online Access Service (O.A.Se) der UdK Berlin in einem automatischen Abgleichverfahren zur Verfügung gestellt. Jede/r neue Beschäftigte erhält dann postalisch einen Accountbrief, mit den initialen Zugangsdaten. Über das Userportal der UdK Berlin muss der Account dann freigeschaltet werden. Hierzu stehen 42 Tage ab dem Beschäftigungsbeginn zur Verfügung.

Für den Fall, dass innerhalb der 42 Tage die Freischaltung nicht vorgenommen wird, verfällt der Account und muss ebenfalls über das Userportal der UdK Berlin neu beantragt werden. Sollte sich bei der Beantragung herausstellen, dass es schon einen Account gibt, beachten Sie die Hinweise zum vergessenen Passwort.

Wir bitten zu beachten, dass zwischen dem Beschäftigungsbeginn und dem Erhalt des Accountbriefes einige Tage vergehen können, da das Personalreferat die datenmäßige Erfassung der Beschäftigungsverhältnisse üblicherweise erst nach Beginn derselben vornimmt.

Um den Account mit den initialen Zugangsdaten zu aktivieren, müssen Sie sich im Userportal der UdK Berlin, mit diesen anmelden und wie nach der Anmeldung bei inaktiven Accounts gefordert, das initiale Passwort durch Ihr eigenes ersetzten.

Damit ist Aktivierung erfolgt und sollte in maximal 60 Minuten auch mit den weiteren Systemen Synchronisiert sein.

Vor dem 1.5.2012 eingestellte Beschäftigte,
die noch keinen UdK O.A.Se Account besitzen, müssen den Account über das Userportal der UdK Berlin beantragen. Sollte sich bei der Beantragung herausstellen, dass es schon einen Account gibt, beachten Sie die Hinweise zum vergessenen Passwort.

Studentische Hilfskräfte und Tutoren/Tutorinnen, die an der UdK studieren,
erhalten in dieser Funktion grundsätzlich keinen gesonderten Account, sondern nutzen ihren Studierendenaccount.
Für Studentische Hilfskräfte, die in der Zentralen Universitätsverwaltung oder den Fakultätsverwaltungen beschäftigt sind, gelten u. U. abweichende Regelungen.

Beschäftigte
Accounts von Beschäftigten werden nach einer Übergangsfrist von 180 Tagen nach der Beendigung des letzten Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.
Die Löschung erfolgt nicht, wenn innerhalb der 180 Tage unter derselben Personalnummer wieder ein Beschäftigungsverhältnis an UdK Berlin begonnen wird. Die Übergangsfrist ist auch für Lehrbeauftragte ausreichend, die semesterlich für die Vorlesungszeit Lehraufträge erhalten.
Bei einer Unterbrechnung des Beschäftigungsverhältnisses von mehr als 180 Tagen wird der Account gelöscht, und bei Wiederaufnahme der Beschäftigung würde ein neuer Account erstellt werden (s. o.).

Honorarprofessorinnen und -professoren
Für Honorarprofessorinnen und -professoren werden Accounts nur dann erstellt/erhalten, wenn die obligatorischen bezahlten oder unbezahlten Lehraufträge im Personalreferat erfasst werden und zwischen den Lehraufträgen nicht mehr als 180 Tage liegen.

Benachrichtigung
Auf die bevorstehende Löschung eines Accounts wird zum einen 60 Tage vor Ablauf der Übergangsfrist, ein weiteres Mal 30 Tage vor Ablauf der Übergangsfrist per Mail hingewiesen.
Falls ein Account gelöscht wird, werden auch alle mit ihm verbundenen Daten, soweit sie sich auf UdK-Servern der O.A.Se befinden, unwiderbringlich gelöscht.

Zum Kreis der Beschäftigten im Sinne der Accountverwaltung gehören

• die Professorinnen und Professoren einschl. der Gastprof.

• die Angehörigen des Mittelbaus einschl. der Gastdoz. und Lehrbeauftragten

• Honorarprofessoren und -professorinnen nur insoweit, als sie einen bezahlten Lehrauftrag wahrnehmen

• die Beschäftigten in der Verwaltung insoweit, als sie zum Account im Intranet der Verwaltung einen zusätzlichen UdK-Account benötigen.

Zum Kreis der Beschäftigten im Sinne der Accountverwaltung gehören nicht
Personen, die im Wege eines Auftragsverhältnisses, z. B. per Honorar- oder Werkvertrag, tätig sind oder aus anderen Gründen, ohne dass eine Mitgliedschaft zur UdK Berlin besteht.

Studentische Hilfskräfte und Tutorinnen und Tutoren erhalten keinen gesonderten Account aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses.